Ça y est ! Le confinement est lancé ! Nous sommes le 16 mars et nous devons inventer une nouvelle manière de travailler.

 

#1. Première étape, lancement du confinement et adaptation au télétravail

 

E effet, dès la semaine précédant le confinement nous avions senti le vent tourner et nos clients aussi. Très rapidement, nous nous organisons :

• Qui peut télétravailler ?
• Qui ne peut pas ? Pourquoi ? Comment régler le problème ?
• Comment gérer les équipes à distance ?

Tout cela se fait très rapidement, nous installons les outils qu’il faut, nous essayons d’informer au maximum ! Comme donner des conseils sur la manière de travailler à distance (organisation, gestion temps perso et temps professionnel, installation dans lieu de vie, …).

Au début le téléphone portable sonne souvent et régulièrement, on prend des nouvelles, on fait des points, on échange …

 

Gardons le contact !

 

Puis nous lançons de nouvelles idées pour garder le lien entre nous, surtout dans notre entreprise où chaque mois nous avons de nouvelles activités 🧗‍ 🏀 ⚽ ou challenges.

Teams et Workplace deviennent nos outils de référence ! Chaque semaine nous nous organisons des pauses « décaféinées » pour remplacer les rendez-vous à la machine à café.

Les équipes sont mélangées et les salariés échangent entre eux, jouent à des jeux en ligne ou partagent leur culture et leur métier pendant cette pause.

Cela laisse place à des photos cocasses 🤣 sur Workplace et des moments de rires entre collègues.

 

 

Nous faisons nos réunions générales via Teams, et à 80 il y a du monde au bout du fil ! Il faut absolument continuer à informer nos salariés sur la santé de l’entreprise et la stratégie.

Nous gardons le doigt sur le pouls de nos salariés en faisant passer un questionnaire via Bloom at work, cela nous permet d’avoir une vision objective de leurs inquiétudes, leurs problématiques, leur gestion du télétravail, …

Nous avons de bons retours cela veut dire que nous allons dans le bon sens donc on continue comme ça 😄

#2. Deuxième étape, les intégrations à prévoir

 

Nous avons plusieurs intégrations de prévues dans les jours et les mois à venir (mars et avril). Il nous a donc fallu absolument rassurer nos futurs entrants. Nous leur téléphonons régulièrement, les informant sur la situation chez Mydral et que bien entendu nous les intégrerons même si cela sera un peu différemment.

Au final, c’était aussi le moyen de faire un changement dans nos pratiques. Habituellement, nos intégrations sont en présentiel, dans nos locaux.

Nous avons un parcours d’Onboarding déjà établi et tracé. Nous préparons tous les documents contractuels et administratifs en avance, un PC portable attend le futur Mydralien et nous remettons les tickets restaurants dès l’arrivée.

L’important est de prendre le temps d’accueillir nos nouveaux collègues autour d’un petit déjeuner 🥐🥐 avec les équipes présentes puis nous enchaînons sur la formation de nos nouvelles recrues avec les formateurs dédiés (RH, manager, …).

Mais là impossible de faire comme d’habitude ! Les locaux sont fermés, tout le monde est confiné.

Nous révolutionnons donc notre pratique en lançant l’Onboarding On Line depuis son salon ou sa cuisine 🏡 ! Notre outil Teams va grandement nous aider à gérer cette nouvelle manière faire.

 

#3. Onboarding 2.0

 

Le jour de l’entrée prévu du salarié :

• RDV vers 9h
• Le salarié a reçu son adresse email et son mot de passe par sms au prélable, pour installer sa messagerie sur son PC personnel

En effet, nous avons décidé de ne pas prendre de risques avec la santé de nos salariés. Le temps du confinement nous avons joué sur le BYOD.

• Il peut ainsi avoir accès à notre Office 365 et à Teams.
• Lors de chaque intégration et pour tous les salariés en mission chez les clients, nous faisons passer un message sur notre réseau social interne Workplace avec une photo et une présentation de notre nouvel entrant. C’est le meilleur moyen de souhaiter la bienvenue à son nouveau collègue.

 

Les nouveaux venus lors du confinement !

 

Tout cela se fait au fur et à mesure et nous ne pouvons que remercier nos 4 nouvelles entrées pendant ce confinement 🤗 !

 

 

Nous avons vraiment privilégié le réseau Teams pendant tout le confinement afin d’échanger ensemble !

Enfin, c’est l’heure de faire connaissance en visio. Nous avons ainsi pu accueillir nos salariés et les former à distance en partage d’écran tout en gardant le lien avec eux tout au long de leur formation via la messagerie instantanée et des RDV réguliers sur Teams.

De plus, pour permettre à nos salariés de continuer à se former et à avancer pendant le confinement, nous avons lancé notre plateforme de formation à distance ! Le nouveau salarié a ainsi accès à tous les modules créés par des consultants pour des consultants 🧐

Comme si le nouveau mydralien était au bureau, il a pu se former à distance via les modules, faire connaissance avec ses collègues et faire des points réguliers par Teams avec son manager et les Ressources Humaines.

Dès que le confinement a été levé, nous avons pu leur fournir un PC portable pour continuer leur formation à distance ou en télétravail alterné.

Et récemment avec l’arrivée de nos derniers entrants, nous avons enfin pu partager (dans le respect des gestes barrières bien sûr) de vrais croissants 🥐🥐 et un bon café ☕ entre collègues.

 

 

Ce confinement aura permis de repenser notre manière d’onboarder et qui sait, dans le futur cela deviendra peut-être un onboarding lambda !

#4. Troisième étape, c’est l’heure du déconfinement

 

L’annonce a été faite, le déconfinement est prévu pour juin. Nouvelle étape, il faut créer le protocole de déconfinement, informer et former les salariés à toutes les règles sanitaires (comment se laver les mains, mettre un masque, …). Il faut aussi préparer les locaux à accueillir les salariés et préparer les kits nécessaires.

Il y a du stress et de l’inquiétude chez les salariés, nous prenons cela en compte et nous leur proposons déjà depuis quelques semaines une permanence d’écoute tous les matins de 9 à 10h sur Teams. Certains appellent car ils se sentent seuls, car ils sont anxieux à l’idée de revenir au bureau, pour nous dire qu’ils sont loin de chez eux …

 

On privilégie le télétravail jusqu’à la phase 2 du déconfinement puis le télétravail alterné (ce que nous faisons toujours d’ailleurs). Les salariés doivent remplir un planning s’ils souhaitent venir au bureau et respecter les gestes barrières.

Tout le monde a dû lire le protocole de continuité d’activité. Nous l’avons placé sur notre plateforme de formation à distance accompagné d’un quizz pour vérifier l’acquisition des connaissances.

Nous lançons un nouveau challenge, le but se prendre en photo avec son plus beau masque. The Mydral Mask Challenge est lancé 😷 !

Les salariés se prêtent au jeu et montrent leur plus beau masque sur Workplace. C’est aussi l’occasion de gagner un cadeau !

 

 

Cette période propice aux nouveaux challenges a été le moment qu’a choisi notre service RH pour réaliser un projet de dataviz en respectant toutes les étapes nécessaires : récolte des données sur Tableau Public, data prep, choix des KPI et dashboarding sur Tableau Software.

N’hésitez d’ailleurs pas à retrouver notre superbe viz et l’article qui l’accompagne sur notre blog !

#5. Prochaine étape ? Le retour à la normale ?

 

Après plus d’un mois, le télétravail alterné est toujours à l’ordre du jour pour la plupart des équipes, nous continuons de rappeler les règles sanitaires et la communication à distance reste une norme.

Une chose est sûre, c’est que cette période nous aura appris de nouvelles manières de travailler ensemble, nous aura permis de tester de nouvelles approches de management et de lancer de nouveaux moyens de former nos salariés.

Nous venons de lancer l’été chez Mydral au cours d’un pique-nique sur les bords de Seine. C’était l’occasion pour beaucoup de relâcher la pression mais toujours avec le gel hydro-alcoolique dans les parages.

La vie reprend son cours mais Mydral aura changé, pour le mieux 😁 !